La personalización de flotas de impresión no es más que ofrecerle a tus clientes los equipos de impresión y herramientas necesarias y adecuados para su operación específica.

Es decir, no todas las oficinas de México ocupan el mismo modelo de impresora Ricoh, hay quienes necesiten una impresora monocromática con doble bandeja porque su volumen de impresión es alto. Pero solo en el departamento legal y administrativo. Pero en el área de diseño, requieren una impresora a color que cuente con acabados más precisos. 

Las empresas que buscan rentar equipos de impresión; están apostando por proveedores que ofrezcan personalización de flotas de impresión. Ya que es una solución efectiva y eficiente para reducir costos de operación. Por lo que si tu aún no lo implementas, este blog es para ti. 

¿Qué es la personalización de flotas de impresión?

La personalización de flotas de impresión se refiere a la selección de impresoras y dispositivos multifuncionales adecuados, la implementación de software de gestión de impresión y la configuración de políticas de impresión que optimicen el uso de recursos de tus clientes.

El objetivo es que tus clientes dejen de rentar impresoras a diestra y siniestra y que su objetivo sea mejorar la eficiencia operativa, reducir costos y aumentar su productividad. Lo cual a ti te permitirá asegurar que los equipos sean utilizados de manera óptima, minimizando el desperdicio de papel y tinta.

Te permite integrar soluciones de seguridad y gestión documental que protegen la información confidencial de tus clientes y simplifican sus flujos de trabajo. Y al monitorear el uso de los dispositivos en tiempo real, podrás identificar y solucionar problemas rápidamente, para que así puedas adaptar las configuraciones según las demandas de tus clientes. 

Esta flexibilidad y control mejorados no solo contribuyen a un entorno de trabajo más eficiente, sino que también respaldan iniciativas de sostenibilidad al reducir el impacto ambiental de las operaciones de impresión en las oficinas de tus clientes.

Consejos para crear una flotilla de impresión

A continuación te compartimos algunos consejos para que puedas crear una flota de impresión personalizada:

• Evalúa las necesidades de tus clientes: Realiza un análisis exhaustivo de las necesidades de impresión de su operación. Identifica qué departamentos requieren impresiones y de qué tipo. Esto te permitirá seleccionar los dispositivos adecuados para cada tarea específica y evitar la sobrecompra o subutilización de equipos.
• Selecciona los equipos: Elige impresoras y dispositivos multifuncionales que se ajusten a las necesidades identificadas. Considera factores como la velocidad de impresión, la capacidad de papel, las opciones de conectividad. Opta por equipos que ofrezcan eficiencia energética, usen tecnología limpia y que sean compatibles con el software de gestión que planeas utilizar.
• Implementa un MPS: Un software de gestión de impresión o MPS te ayudará a monitorear y controlar el uso de tus dispositivos. Te proporcionan informes detallados sobre el uso de impresión, permiten la configuración de cuotas de impresión para usuarios o departamentos, y ayudan a identificar áreas donde se puede reducir el desperdicio. 
• No olvides el mantenimiento y soporte continuo: Asegura un mantenimiento regular y proporciona soporte técnico continuo para tu flota de impresión. Mantén un plan de mantenimiento preventivo para evitar fallos y garantizar que los equipos funcionen de manera óptima. Recuerda que un buen mantenimiento y soporte son cruciales para mantener la productividad y prolongar la vida útil de tus equipos de impresión.

¿Has pensando en implementar un Software ERP?

Un Software ERP es una solución de gestión que necesitabas, ya que te permite centralizar y automatizar los procesos de tu negocio. Ideal si estás planeando implementar la personalización de flotas de impresión. Suelen incluir módulos para la gestión de inventario, cuentas por pagar y por cobrar, facturación y relaciones con clientes, entre otras funciones importantes en la renta de impresoras.

Puede ser una herramienta valiosa si buscas mejorar la eficiencia y reducir los costos de tu operación. Estas son algunas de sus funcionalidades más importantes:

1. Gestión de inventario: Un ERP te ayudará a llevar un registro preciso de sus impresoras y multifuncionales disponibles para la renta, así como de los que están en uso o necesitan reparación. También puedes utilizar el sistema para realizar seguimiento de las piezas de repuesto y los suministros necesarios para mantener las máquinas en buen estado.
2. Facturación y seguimiento de pagos: Con un ERP, puedes generar facturas y llevar un registro de los pagos recibidos de manera rápida y sencilla. Esto te ayudará a evitar retrasos en el cobro y a mantener tu tesorería al día.
3. Gestión de clientes: Un ERP te permitirá llevar un registro detallado de tus clientes, incluyendo su historial de rentas, pagos y cualquier otra información relevante. Esto te ayudará a ofrecer un mejor servicio al cliente y a mantener una relación sólida con ellos.
4. Análisis de datos: Un software ERP te proporcionará una gran cantidad de datos sobre tus operaciones de negocio, incluyendo información sobre el rendimiento de las máquinas, los patrones de uso y el rendimiento financiero. Puedes utilizar esta información para tomar decisiones más informadas y mejorar tu negocio.
5. Automatización de procesos: Un ERP te permitirá automatizar muchos de sus procesos de negocio, como la generación de facturas y el seguimiento de pagos. Esto te ayudará a ahorrar tiempo y reducir el margen de error.

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