El seguimiento de consumibles y tóner puede marcar la diferencia entre una buena productividad y la frustración en el entorno laboral de tu negocio dedicado al alquiler de impresoras y multifuncionales.
Por eso, mantener un inventario de consumibles organizado y asegurarte de tener suficientes suministros es clave para evitar interrupciones en el flujo de trabajo, quejas de clientes y pérdidas económicas. A continuación te compartimos algunos consejos prácticos para optimizar este proceso:
1. Establece un sistema de organización
Asigna un lugar específico para almacenar los consumibles y el tóner. Debe ser accesible y estar claramente etiquetado. Nuestra recomendación es que utilices estantes, cajas o contenedores para mantener ordenados los suministros según su tipo y modelo de impresora.
2. Lleva un registro actualizado
Crea una hoja de cálculo o utiliza un software de gestión de inventario para registrar los consumibles disponibles y su ubicación. Lo importante es actualizar esta información cada vez que utilices o repongas suministros.
3. Implementa un sistema de alerta
Configura recordatorios automáticos para realizar pedidos de reposición cuando los niveles de consumibles alcanzan un punto crítico. Lo ideal es utilizar sistemas y tecnologías de seguimiento de inventario, como códigos de barras o QR, para monitorear el uso de consumibles en tiempo real.
4. Compra en cantidades estratégicas
Identifica los consumibles que se utilizan con mayor frecuencia y adquiere cantidades suficientes para cubrir la demanda durante un período prolongado. Aprovecha descuentos por volumen al comprar suministros en grandes cantidades, pero asegúrate de no excederte y almacenar productos que puedan caducar o volverse obsoletos.
5. Fomenta la responsabilidad compartida
Asigna a un responsable para el seguimiento de consumibles y tóner, pero fomenta la colaboración de todo el equipo para informar sobre el uso y la necesidad de reposición. Y sobre todo, acerca de la importancia de conservar los suministros y utilizarlos de manera eficiente para minimizar desperdicios.
6. Considera alternativas sostenibles
Investiga opciones de consumibles y tóner recargables o reutilizables que puedan reducir costos a largo plazo y minimizar el impacto ambiental; pero sin poner en riesgo la seguridad de tus equipos. Promueve prácticas de impresión responsable, como la impresión a doble cara y la selección de configuraciones de impresión que ahorren tóner y papel.
7. Realiza auditorías periódicas
Programa revisiones regulares del inventario para identificar posibles errores o áreas de mejora en el proceso de seguimiento de consumibles. Recuerda que analizar los datos recopilados puede ajustar tus estrategias y mejorar la eficiencia operativa de tu negocio.
SANTI, la herramienta ideal para el seguimiento de consumibles y tóner
Sin lugar a dudas, optimizar el seguimiento de consumibles y tóner requiere dedicación y atención a los detalles, pero los beneficios en términos de productividad y costos valen la pena el esfuerzo. Y es que al implementar estos consejos, estarás mejor equipado para mantener un flujo de trabajo fluido y asegurar que tus impresoras estén siempre listas para funcionar.
Por lo que si aún no cuentas con una herramienta o sistema que te permita optimizar estos procesos, sin duda debes conocer SANTI. Una plataforma todo en uno que te permite visualizar e implementar los procesos digitales necesarios para tener un óptimo control de todo tu negocio dedicado a la venta y renta de equipos multifuncionales, optimizar recursos y mejorar tu rentabilidad.
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- Te ayuda a conocer el costo de tu inventario en almacenes físicos, los materiales que están en los coches de los técnicos y aquellos que están en las oficinas de tus clientes.
- Captura fácilmente tus órdenes de compra desde tus CFDI y reduce las capturas manuales.
- Controla múltiples almacenes y administra la ubicación de los productos dentro de ellos.
SANTI fue diseñado para ser compatible con todas las marcas de impresoras, fotocopiadoras y multifuncionales que tengas alquiladas. Y por consiguiente, los tóner que estos necesitan, sin importar si son originales, genéricos o rellenables.
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