¿Sabes qué es una orden de servicio? El pan de cada día de los Servicios Administrados de Impresión sin duda son las órdenes de servicio. Ya que como proveedor, es tu responsabilidad que los equipos que tienes en renta funcionen correctamente. Y eso, solo lo puedes lograr a través de este documento.

Hoy en día, dónde la optimización está en todos los aspectos de la operación de tu negocio, las órdenes de servicio requiere más atención que nunca, pues son pieza clave en la eficiencia y rentabilidad de tu negocio. Por lo que si no tenías muy claro su importancia y significado, este blog es para ti. 

¿Qué es la orden de servicio?

En pocas palabras, una orden de servicio es un documento formal que detalla una solicitud de trabajo o servicio específico que debe realizarse. 

Este documento actúa como una guía tanto para tu personal técnico, como para el cliente; asegurando que todas las partes involucradas estén al tanto de las tareas a realizar, los plazos, los costos y otros detalles relevantes. Y estas son algunas de las razones por las que deberías empezar a trabajar en ellas hoy mismo:

• Claridad y transparencia: Una orden de servicio te proporciona una comprensión clara y mutua de las expectativas y responsabilidades con tu cliente. ¿Tienes clientes difíciles? Esta podría ser la solución.
• Eficiencia operativa: Facilita la planificación y ejecución del trabajo, asegurando que todos los departamentos y responsables estén coordinados y alineados.
• Registro y documentación: Las órdenes de servicio actúan como un registro formal del acuerdo, útil para referencias futuras y para la resolución de disputas. 

¿Qué debe contener una orden de servicio?

Para que una orden de servicio cumpla con su propósito, debe ser capaz de proporcionarle a tu personal la información necesaria e instrucciones detalladas para que puedan cumplir con sus tareas de reparación y mantenimiento de impresoras.

Eso sin mencionar que funcionan perfectamente para llevar un registro y guardar una evidencia de las actividades que lleva a cabo tu personal. Lo que administrativamente te puede ayudar a medir su productividad y te dará las herramientas necesarias para mejorar la satisfacción de tus clientes. 

Por lo que para ser efectiva, la orden de servicio debe incluir ciertos elementos esenciales:

• Datos del Cliente: Información completa del cliente que solicita el servicio, incluyendo nombre, dirección y datos de contacto.
• Descripción del Servicio: Un detalle claro y preciso del trabajo a realizar, especificando cada tarea necesaria.
• Fecha y Hora: Fechas y horarios en los que se debe llevar a cabo el servicio, incluyendo plazos de inicio y finalización.
• Costos y Presupuestos: Desglose de los costos asociados al servicio, incluyendo mano de obra, materiales y cualquier otro gasto relevante.
• Términos y Condiciones: Cláusulas que estipulan las condiciones bajo las cuales se realizará el servicio, políticas de cancelación, garantías y responsabilidades.

Según un estudio de la Aberdeen Group, las empresas que utilizan órdenes de servicio detalladas y bien gestionadas pueden reducir los costos operativos hasta en un 20% y mejorar la satisfacción del cliente en un 30%.

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Al elegir a SANTI, no solo podrás optimizar la gestión de tus órdenes de servicio, sino que también mejorarás la eficiencia operativa y la satisfacción de tus clientes; impulsando así el crecimiento sostenible de tu negocio.

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