Un contrato de renta de equipo es uno de los documentos más importantes para las empresas dedicadas a los Servicios Administrados de Impresión. Ya que cada vez que rentas una impresora o un multifuncional, debe existir un documento legalmente vinculante, que acredite su uso durante un período de tiempo determinado y  por una tarifa establecida.

Así que si buscas una plantilla de un contrato de renta de equipo o quieres saber qué debe incluir el tuyo, llegaste al lugar indicado.

¿Para qué sirve un contrato de renta de equipo?

Al ser un documento legal, un contrato de renta de equipo define en términos claros y minuciosos, las responsabilidades y obligaciones de cada parte involucrada (arrendador y arrendatario), para proteger los intereses de ambas partes. Pues estamos de acuerdo que como empresa, inviertes tiempo, dinero y potencialmente otros recursos al alquilar el equipo y esperas que este sea manejado correctamente. 

Así que para evitar que  tus equipos salgan dañados, evites la pérdida dinero y protejas tus derechos; un contrato de renta te ayudará a responsabilizar al arrendatario para que utilice tu equipo adecuadamente y se pueda preservar su valor.

El contrato de renta de equipo evitará relaciones tensas con tus clientes, ya que su principal función, es dejar por escrito las condiciones del alquiler. 

¿Qué incluye un contrato de renta de equipo?

Como cualquier otro documento legal, el contenido de un contrato de renta de equipo, depende de muchos factores, generalmente incluye términos como la duración del alquiler, las tarifas y las instrucciones sobre cómo utilizar y devolver el equipo. 

Pero a grandes rasgos, hay 4 elementos principales dentro de un contrato de renta de equipo y estas son sus características:

Descripción de los Equipos

En esta sección debes incluir una descripción completa y detallada del equipo que se va a rentar. Dicha descripción debe contener datos como el nombre y modelo del equipo, la cantidad, así como los accesorios que incluyen o no incluyen.

Tarifa establecida y periodo del alquiler 

Sin duda, establecer cuánto y cuándo debe pagar el arrendatario por la renta del equipo, es información que no puede faltar en este documento. No olvides aclarar el periodo, y tener en cuenta que este puede ser por hora, día, semana o mes; dependiendo la flexibilidad de tus servicios. 

Cuidados y funcionamiento

Algunas empresas que rentan equipos de impresión, también indican en sus contratos las instrucciones de funcionamiento e información pertinente para la devolución del equipo. Tip: Es importante aclarar quienes tienen autorización para usar el equipo, para que este no corra riesgos por un mal uso.

Indemnizaciones 

Es normal que durante el tiempo que dure el contrato, los equipos que tienes en renta funcionen mal o ocurra un accidente que lo dañe. Para el arrendatario esta es una oportunidad para reclamar un reembolso o tomar posturas legales por daños y perjuicios. Por lo que en tu contrato debe incluir claramente cuales son las cláusulas de indemnización.

Conoce esta herramienta para administrar tus contratos de renta de equipo 

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