El ahorro de tóner no solo es para tus clientes, tú, como proveedor de renta de impresoras, también puedes implementar practicas en tu negocio para ahorrar este valioso recurso. Ya que al aplicarlas, estarás asegurando el éxito de tu negocio y evitando problemas que te pueden costar dinero.
Imagina que recibes una llamada o correo urgente de un cliente que necesita repuestos de tóner en específico; pero tu ya no tienes en existencia ese modelo y tu proveedor podría tardar más de una semana en enviarlo a tu negocio. ¿Qué haces?
No estás solo. Muchas empresas que se dedican a la renta de impresoras enfrentan este problema sin darse cuenta de que una buena estrategia para comprar, almacenar y monitorear el tóner puede marcar la diferencia.
Estas son las mejores prácticas para lograr un efectivo ahorro de tóner:
Comprar inteligentemente
El primer paso para el ahorro de tóner comienza al elegir el adecuado para los equipos que tienes en renta. Así que antes de comprar, revisa las especificaciones de tus impresoras y busca opciones compatibles, preferentemente originales o de alta calidad. Aunque los cartuchos genéricos pueden parecer más baratos, a menudo generan desperdicio al no ofrecer el rendimiento esperado.
¿Pero cuántos debes comprar de cada uno? Para eso tendrás que hacer un análisis de tu operación. Identificar cuáles son los equipos que más rentas, cada cuando necesitan repuestos tus clientes y cotejar el tiempo de envío al comprar nuevos. Con estos tres datos, podrás planear la compra de tus tóners de manera más inteligente.
Almacenar con cuidado
Una vez que tienes el tóner, almacenarlo correctamente y llevar un buen control de inventario es clave. Evita lugares húmedos o expuestos a la luz solar directa, ya que las condiciones extremas pueden dañar el producto antes de usarlo.
Opta por estanterías en áreas frescas y secas, organizando los cartuchos por fecha de adquisición para asegurarte de usar primero los más antiguos. Un almacenamiento adecuado no solo protege tu inversión, sino que también garantiza que los servicios y productos que reciben tus clientes; también son de calidad.
Enviar sin desperdicio
Si tu negocio requiere enviar tóner a diferentes sucursales o clientes, asegúrate de empacarlo bien. Utiliza materiales que amortigüen los golpes y prevengan daños durante el transporte.
Además, planifica envíos agrupados para minimizar los costos logísticos y la huella de carbono. Recuerda que una logística eficiente también contribuye al ahorro de tóner, ya que reduce el riesgo de pérdidas por manipulación.
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Optimizar el uso del tóner
Una práctica fundamental para ahorrar tóner es ajustar la configuración de las impresoras que tienes en renta. Aquí te tocará ponerte de acuerdo con tus clientes, ya que tendrán que usar el modo «borrador» o «económico» para documentos internos, imprimir en blanco y negro siempre que sea posible y fomentar la impresión a doble cara.
Y esta regla aplica para tus propias oficinas y sucursales. Pues las empresas que rentan impresoras, también las usan. Así que capacita a tus colaboradores para evitar impresiones innecesarias y fomenta el uso de documentos digitales siempre que sea viable.
Implementar un contador o MPS
Finalmente, la mejor manera de asegurar un ahorro de tóner constante es implementar contadores de impresión o un sistema de gestión de impresión (MPS).
Estas herramientas te permiten monitorear el consumo de tóner en tiempo real, identificar patrones de uso y establecer políticas para evitar el desperdicio. Un MPS no solo optimiza el uso del tóner, sino que también te avisa cuando uno está a punto de acabarse, entonces tienes más tiempo para enviarle repuestos y pedir a tu proveedor en caso de que no tengas en existencia.
¿Sabías que una impresora promedio desperdicia hasta un 20% del tóner si no se configura correctamente? Este porcentaje puede parecer pequeño, pero para una empresa que renta más de 100 equipos, el impacto económico y ambiental es significativo. ¡No cabe duda que implementar mejores prácticas y herramientas tecnológicas puede marcar la diferencia en tu rentabilidad!
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