Sin lugar a dudas, llevar una correcta administración de contratos puede traer muchos beneficios a tu negocio dedicado a la renta y venta de equipos de impresión y multifuncionales.

Pues recordemos que el contrato representa el compromiso y las obligaciones de dos o más partes, cuando se ha hecho un acuerdo para la puesta en marcha de un servicio o la venta/renta de un producto. Por lo que los convierten en un documento vital para cualquier negocio dedicado a los servicios administrados de impresión.

Hoy en día, y gracias al avance de la tecnología y al desarrollo de nuevas herramientas digitales para la gestión de negocios; existen softwares especializados para la administración de contratos. La herramienta perfecta para tomar el control de tu negocio y mejorar otras áreas importantes para tu operación.

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Software para administración de contratos

Un software para la administración de contratos se caracteriza por automatizar la creación, seguimiento y supervisión de los contratos.

Se encarga de todo el proceso de creación de los contratos, automatizando, consolidando y agilizando procesos, archivos, y comunicaciones para una correcta gestión dentro de tu empresa. La gran mayoría abarca un control amplio de nuevos y antiguos contratos, y se orienta a cumplir tanto regulaciones gubernamentales, así como normas profesionales.

Son una excelente herramienta para conocer el estatus general de tu negocio, ya que te permite involucrar a todo el personal relacionado con la administración de contratos; con el objetivo de mejorar la comunicación y evitar accidentes labores comunes como:

• Errores en la información del cliente.
• Incidencias legales.
• Flujo de trabajo afectado por tareas manuales.
• Duplicidad de actividades.
• Fallas en las entregas de equipos.
• Desactualización del stock en el almacén.

“¿Sabías que en los últimos años, los Softwares para Administración de Contratos se han convertido en la principal herramienta para una SAI?”

Beneficios de un software para administración de contratos

Implementar un software para administración de contratos, definitivamente te ayudará a optimizar tareas y mejorar la productividad de tu negocio, lo que te ayudará a evitar la necesidad de contratar a un especialista en contratos o crear un área especializada para la gestión de contratos.

Además de que te apoyará en la gestión de adquisiciones negociando términos y condiciones, documentará acuerdos contractuales, te ayudará a monitorear el rendimiento contractual y concluirá contratos.

Recordemos que en el mercado existen muchas opciones, y cada una ofrece soluciones y beneficios diferentes; pero la gran mayoría están orientados a apoyarte en 4 aspectos importantes:

• Estandarizar la comunicación de la gerencia legal con todos los clientes internos pertenecientes a diferentes departamentos dentro de la organización.
• Reducir la carga de trabajo y la asignación de tareas de todo el personal involucrado en la gestión de los contratos.
• Gestionar el contenido de los contratos y documentos, para evitar errores en la documentación requerida.
• Controlar procesos mediante el uso de indicadores para medir la creación, negociación y aprobación de contratos.

El mejor ERP para administración de contratos

En resumen, un software para la administración de contratos, es una herramienta clave para cualquier persona que gestione contratos con compras, proveedores, vendedores y consultores. Especialmente si te dedicas a rentar o vender, equipos de impresión o multifuncionales.

¿Pero te imaginas contar con un software que además te ayudará con el control de tu almacén, compras, inventarios, ventas, administración, contabilidad y órdenes de servicio?

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