¿Cuánta importancia le das a la orden de servicios? La orden de servicios es un documento esencial en la operación de cualquier empresa que ofrece mantenimiento o servicios técnicos; especialmente en negocios que se dedican a la renta de impresoras y otros equipos de oficina.
Este documento no solo es una herramienta de comunicación con tus clientes, sino que también te sirve para llevar un registro formal de las acciones que se deben llevar a cabo.
Sin embargo, a pesar de su importancia, es común cometer errores al emitir o llenar una orden de servicios, lo que te puede generar problemas operativos, malentendidos con el cliente y, en última instancia, afectar la calidad de tu servicio.
Errores comunes al llenar una orden de servicios
A continuación te vamos a plantear algunos de los errores más comunes al llenar una orden de servicios y su solución.
Falta de detalle en la descripción del problema
Uno de los errores más comunes es la falta de detalle al describir el problema en la orden de servicio.
Una descripción vaga o incompleta puede llevar a confusiones sobre la naturaleza del trabajo a realizar, resultando en un servicio ineficiente o en la necesidad de realizar visitas adicionales para resolver el problema correctamente.
Solución: Asegúrate de capacitar a tu equipo en la importancia de recopilar información detallada sobre el problema. Implementa un formato de orden de servicio que incluya campos específicos para los síntomas, condiciones de uso y cualquier detalle relevante, lo que permitirá a los técnicos comprender mejor el problema y resolverlo en la primera visita.
Omisión de información del cliente
Otro error frecuente es omitir o registrar incorrectamente la información del cliente en la orden de servicios. Detalles como el nombre del contacto, la dirección exacta del equipo, el número de teléfono y los horarios de disponibilidad son cruciales para asegurar que el servicio se realice sin contratiempos.
La falta de esta información puede causar demoras, malentendidos y hasta la pérdida de clientes debido a la percepción de un servicio desorganizado.
Solución: Establece un procedimiento estándar para verificar que toda la información del cliente esté completa y correcta antes de emitir la orden de servicio. Utiliza sistemas digitales que permitan autocompletar o validar, para reducir el riesgo de errores y asegurar que todos los datos necesarios estén disponibles.
Inconsistencias en el formato de la orden de servicios
Es común encontrar inconsistencias en el formato de la orden de servicio, especialmente cuando se utilizan plantillas desactualizadas o se modifica el formato sin un control adecuado. Estas inconsistencias pueden incluir desde la omisión de campos obligatorios hasta la falta de un número de referencia único para cada orden.
Un formato de orden de servicio inconsistente no sólo dificulta el seguimiento interno, sino que también puede llevar a confusiones en la facturación y en la documentación necesaria para auditorías.
Solución: Adopta un formato estandarizado y asegúrate de que todos en la organización lo utilicen. Considera el uso de software de gestión que garantice que cada orden de servicio incluya todos los campos requeridos, lo que facilitará el seguimiento y la auditoría.
No establecer un cronograma claro
La falta de un cronograma claro es otro error que puede afectar significativamente la calidad del servicio. Cuando no se especifican claramente las fechas y horas para realizar el servicio, es más probable que ocurran demoras o que se incumplan las expectativas del cliente.
Además, sin un cronograma establecido, es difícil para los técnicos priorizar sus tareas, lo que puede resultar en una menor eficiencia operativa.
Solución: Implementa un sistema de planificación que permita asignar fechas y horas específicas para cada servicio, asegurando que los técnicos sepan exactamente cuándo y dónde deben estar. Utiliza herramientas digitales para gestionar el tiempo de los técnicos y priorizar las órdenes de servicio según la urgencia.
Falta de seguimiento posterior al servicio
Finalmente, uno de los errores más críticos es no realizar un seguimiento adecuado después de completar el servicio. La falta de este seguimiento puede dar lugar a clientes difíciles, reclamos y posibles problemas recurrentes que afecten la relación a largo plazo con el cliente.
Solución: Establece un protocolo de seguimiento post-servicio que incluya una llamada o correo electrónico al cliente para confirmar que el problema se ha solucionado y que está satisfecho con el servicio. Esto no solo mejora la relación con el cliente, sino que también ayuda a identificar posibles áreas de mejora.
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