La facturación es una piedra angular en tu negocio dedicado a la renta de impresoras. Ya que a diferencia de muchas otras industrias, los Servicios Administrados de Impresión se caracterizan por ofrecer un servicio que se debe facturar al final de cada mes o periodo establecido. 

Pongamos por ejemplo un negocio que únicamente vende impresoras. Este tendrá que facturar la venta en si; pero tu negocio debe facturar la renta mensual, los suministros utilizados, reparaciones, cambios de equipo y otros servicios adicionales que son propios de tu giro. Y esto por cada periodo que esté establecido. 

Así que para que la facturación no sea un problema, debido a que será una tarea constante y muy importante para tu operación, te compartimos algunos conceptos básicos que te ayudarán a hacerla correctamente:

Facturación en línea o facturación electrónica

Lo primero que debes entender sobre el tema en la renta de impresoras, es que en la actualidad se utiliza la facturación en línea o facturas electrónicas. Cumplen con las mismas funciones que una factura impresa: un documento que comprueba la realización de una transacción comercial entre un comprador y un vendedor; solo que de forma digital, y no en papel.

Y es que a diferencia de la facturación tradicional, la facturación electrónica permite que el proceso de declaración sea diario; evita el desperdicio de materiales, estimulando el ahorro. Reduce la evasión tributaria y la fiscalización parcial. Y su emisión es más rápida, sin dejar de lado los parámetros que establece el SAT para hacerla válida ante la ley.

Necesitarás un PAC

PAC significa Proveedor Autorizado de Certificación. Es la persona moral que cuenta con la autorización del SAT para validar los CFDI enviados por un contribuyente. 

Recuerda que para emitir una factura, necesitas que sea validada, que se le asigne un folio y se le incorpore el sello digital del SAT. Esto es lo que hace un PAC: revisa la integración del archivo XML bajo el estándar tecnológico vigente, envía a la autoridad la copia de los CFDI que validan. Y certifica el archivo para convertirlo en una Factura Digital.

Actualmente existen cerca de 77 proveedores de certificación reconocidos por el SAT, los cuales puedes consultar en directamente en su plataforma. 

¿Cómo facturar ante el SAT?

Ahora, si prefieres que tu personal haga todos los trámites desde el SAT, solo debes seguir las propias indicaciones en la plataforma: 

1. Ingresa al apartado Mis cuentas, Factura fácil, Generar factura.
2. Captura tu RFC y contraseña o tu e.firma.
3. Ingresa la información requerida.
4. Genera el comprobante fiscal.
5. Imprime, descarga o envía tu factura

Recuerda que en el apartado “Factura fácil” de Mis cuentas también puedes consultar, recuperar y cancelar tus facturas. Además, puedes conocer la herramienta a través de su simulador, para ello requieres contar con RFC y contraseña.

SANTI, la herramienta que te ayuda a facturar en línea y con todos los lineamientos del SAT

Llevar tu facturación electrónica puede parecer un poco complicado, sobre todo cuando no tienes toda la información a la mano o desconoces que hay maneras más sencillas de hacerlo.

Por eso, si en tu negocio dedicado a rentar impresoras, quien se encarga de la facturación no cuenta con un software que le facilite estos procesos, sin duda necesita SANTI. La solución a todas tus necesidades de administración, operación y control si te dedicas a prestar servicios administrados de impresión, ya sea que operes renta y/o venta de equipos multifuncionales u otros equipos de oficina

Estos son algunas de sus funciones:

• Concentra todos los datos de tus clientes en un solo lugar.
• Realiza tu facturación electrónica cumpliendo con los requisitos del SAT.
• Controla fácilmente tus cuentas por cobrar.
• Selecciona la fecha de bloqueo automático de servicios para clientes morosos.
• Registra todos las compras y los gastos de la empresa para un mayor control, en un solo sistema.
• Mejora el flujo de efectivo de tu empresa con mejores herramientas de cobranza.
• Genera archivos de tu contabilidad y los exporta directamente a tu sistema contable para evitar capturas dobles y retrasos en tu operación contable.

Eso sin mencionar que cuenta con funciones para otros departamentos de tu negocio como compras e inventario, ventas & CRM, administración y contabilidad, servicio técnico y contratos.

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