La lectura con MPS es considerada una de las tareas más importantes para los Servicios Administrados de Impresión. Sobre todo para los negocios de este giro que buscan permanecer en el mundo digital y modernizar sus servicios. 

Pero si eres un negocio que apenas está incursionando en la industria o eres un curioso y no tienes idea de a qué nos referimos. En este blog te decimos todo lo que debes saber. 

Características de la impresora y recopilación de su información

Para que tu negocio logre facturar al final de un periodo, debe estar familiarizado con las características de la impresora y cuál fue el uso que se le dió. Cada negocio determina esto de acuerdo a las necesidades de cada cliente, o al acuerdo que se haya llegado y establecido en el contrato.

Por ejemplo: puede que rentaste un equipo de impresión, y en el contrato se indicó que la mensualidad incluía 500 impresiones a color, 1,000 en blanco y negro; así como un número determinado de tóners. Sin embargo, es muy común que se hagan más impresiones, las cuales, en el mismo contrato debiste determinar cuál es el precio por dicho excedente. 

La lectura de un equipo de impresión no es más que la recopilación de esta información. Es un contador que nos indica cuánto se imprimió, cuántos cartuchos de tinta o tóner se usaron y cuánto fue el excedente. 

En el pasado esta lectura se hacía de manera manual. Tu técnico de impresión debía acudir a las instalaciones de tus clientes, utilizaba un programa especial que le mostraba la información en ese momento y la capturaba en una hoja, libreta o excel. Esto determinaba cuánto se usó y se le facture al cliente lo justo.

¿Qué es la lectura con MPS?

Bien, la digitalización y la inteligencia artificial está cada vez más presente en cualquier proceso, de prácticamente cualquier negocio y giro comercial. Prueba de ello son los MPS (Managed Print Services), o en español Servicios de Gestión de Impresión. Unos sistemas que te ayudan a optimizar no solo la lectura de tus equipos, sino la administración general, incluyendo uso y las propias características de las impresoras.

Este tipo de sistemas generalmente incluyen un análisis muy completo que te permite detectar las oportunidades de optimización; reducir costos de impresión y evitar el tiempo de inactividad de los dispositivos, lo que se traduce en eficiencia y productividad.

Hablando específicamente de la lectura de equipos, se encargan de hacer la lectura de manera automática. Esto quiere decir que haciendo la lectura con MPS, ya no será necesario que tus técnicos visiten las instalaciones de tus clientes. Pues desde tu propia computadora puedes ver las características y funciones de tus equipos en renta; así como el uso que se le haya dado.

Te alertan de posibles fallas, si un tóner está a punto de agotarse y a saber cuantas impresiones se hicieron con el equipo. De esta manera podrás facturar el servicio con el excedente exacto y no pierdas dinero por errores manuales que generalmente ocurrían en las lecturas manuales.

SANTI se conecta a tu MPS favorito

Una cosa es la recopilación de información de las características y funciones de las impresoras, vamos la lectura de tus equipos. Y otra muy diferente, es administrar todos los procesos dentro de tu negocio dedicado a la renta de equipos de impresión.

Afortunadamente para ti, existe SANTI. Un Software ERP especializado en los Servicios Administrados de Impresión que te permite desde visualizar hasta implementar los procesos digitales necesarios para tener un óptimo control de todo tu negocio. Incluyendo las tareas de facturación, contratos, almacenes, órdenes de servicio, compras, finanzas, contabilidad y más. 

Eso sin mencionar que es una plataforma inteligente capaz de conectarse con el MPS de tu preferencia, para que no solo logres administrar las características y funciones de las impresoras que tienes en renta. Si no que también puedas optimizar otros procesos vitales en tu operación y tú únicamente te ocupes de traer nuevos clientes, mientras Santi se encarga de que toda la operación se cumpla en tiempo y forma. 

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