La contabilidad y administración juegan un papel muy importante para cualquier negocio dedicado a rentar equipos de impresión. Ya sea que operes renta y/o venta de equipos multifuncionales u otros equipos de oficina; o administres garantías y pólizas de servicio.

Los análisis de estados financieros, emisión de facturas, cuentas por cobrar, entre muchos otros factores, componen la contabilidad y administración de tu negocio; por lo que sin duda, es uno de los departamentos más exigentes y vitales para tu operación.

5 consejos de contabilidad para la renta de equipos de impresión

En este blog te vamos a compartir algunos consejos para que la contabilidad y administración de tu negocio, no representen un problema y la lleves de manera efectiva:

Despídete de la contabilidad en papel

Deja en el pasado el uso de papel y libretas de contabilidad; no solamente estás poniendo en riesgo si los documentos físicos se dañan o pierden; sino que también estás desperdiciando mucho tiempo en tareas manuales.

Y es verdad que en el pasado era la única forma y la más confiable para controlar e interpretar el capital de una empresa. Pero en la actualidad, utilizar estos métodos incluso podría ser contraproducente, pues se presta a más errores de cálculo; sin mencionar que almacenar un gran volumen de datos es uno de los grandes retos del departamento y el almacenamiento en la nube es capaz de resguardar los múltiples documentos de tu compañía.

Guarda un respaldo de todo

Hablando de almacenamiento en la nube; ten en cuenta que gracias a las diferentes herramientas y servidores digitales ahora tienes la posibilidad de guardar balances, facturas y presupuestos de forma segura y efectiva. Lo mejor de todo es que puedes consultar está información desde cualquier lugar.

Y es que a muchos se nos olvida que la información contable es fundamental para cualquier SAI. Y que es importantísimo tener todo respaldado, porque nunca sabes cuándo podrían hacerte una auditoría o necesitas consultar el historial de un cliente, comparar impuestos, o simplemente encontrar una factura de hace 3 años.

Delega funciones

A pesar de que la contabilidad y la administración requiere el manejo de información delicada para tu empresa, no es necesario que hagas todo tú mismo. Pues de algo estamos seguros, es uno de los departamentos con más dolores de cabeza. 

Lo importante es involucrarte y monitorear las tareas, no hacerlas por ti mismo. Pues está comprobado que los conocimientos y esfuerzos de una sola persona, no bastarán para desarrollar, de forma eficaz, los diferentes procesos contables que genera una compañía.

En este punto es vital ofrecerles a tu departamento asignado, las herramientas necesarias y adecuadas para cumplir con sus funciones; pero de eso hablaremos más adelante en este blog.

Actualízate en materia de leyes y regulaciones

Tan sólo en la industria de rentas de equipos de impresión, este año surgieron dos grandes actualizaciones en materia de facturación: la actualización de la versión CFDI 4.0 y todo lo relacionado al complemento Carta Porte. 

Y es que existen diferentes leyes y regulaciones que controlan y regulan la contabilidad y administración de prácticamente cualquier negocio en México. Por eso te recomendamos consultar con regularidad el código de comercio y la Ley de Impuesto al Valor Agregado (IVA) y estar al pendiente de los nuevos decretos y regulaciones publicadas en el Diario Oficial de la Federación.

No olvides los impuestos

Nuestro último consejo debería ser más un mandamiento: ¡NO OLVIDES TU RESPONSABILIDAD FISCAL! 

Una buena gestión del departamento contable y administrativo, si o si, debe guardar una relación minuciosa y organizada con los impuestos. Esto sólo se logra llevando un estricto control de las ganancias, ingresos, egresos, cuentas por cobrar, cuentas por cobrar, facturación, gastos de nómina y demás. Pues lo ideal es lograr un balance entre el capital correspondiente a tus compromisos fiscales.

SANTI, el mejor sistema para la contabilidad y administración de una SAI

En SANTI conocemos la importancia de este departamento para la correcta operación de una empresa dedicada a rentar equipos de impresión. Por eso nuestro sistema ofrece funciones orientadas a tu industria, tales como:

• Te ayuda a controlar fácilmente tus cuentas por cobrar. 
• Selecciona la fecha de bloqueo automático de servicios para clientes morosos. 
• Registra todos las compras y los gastos de la empresa para un mayor control, en un solo sistema. 
• Mejora el flujo de efectivo con mejores herramientas de cobranza.
• Genera archivos de tu contabilidad y te permite exportarlos directamente a tu sistema contable para evitar capturas dobles y retrasos en tu operación contable.

Estás a un clic de disfrutar de estos beneficios contables en tu empresa. Solicita un DEMO GRATIS aquí.