La gestión de compras es el conjunto de actividades que se realizan para adquirir los bienes y servicios que requiere un negocio dedicado a la renta y venta de equipos de impresión para operar. 

En definitiva la Gestión de Compras ha ido evolucionando conforme los años, pues al principio se consideraba un proceso operativo, y ahora es catalogado como un proceso estratégico. Sin embargo, aún existe un estigma al respecto y muchas empresas aún consideran que la gestión de compras se trata de únicamente pedir precios y generar órdenes de compra.

Así que en este artículo te vamos a explicar cómo aprovechar al máximo la oportunidad de generar valor y una ventaja competitiva para los negocios, a través de una correcta gestión de compras.

¿Para qué sirve la gestión de compras?

La gestión de compras es vital para  los servicios administrados de Impresión (SAI), ya que facilita la manera en la que controlas, mides y mejoras la relación tu negocio con los proveedores, para que todos los proceso de compra, se cumplan en tiempo y forma

Estas son algunas de sus principales funciones

• Mejora tus procesos de compra y los vuelve más eficientes y efectivos. 
• Define la estrategia de compras y contrataciones.
• Identifica y evaluar proveedores, con el fin de tener fuentes de suministro seguras y confiables. Te permite negociar las condiciones de los contratos. 
• Hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos de llegada de bienes o entrega de servicio, según lo acordado con los proveedores. 
• Establecer indicadores y gestionar el desempeño de los proveedores. 
• Establecer reportes de gestión e indicadores de desempeño que permitan evaluar la gestión de compras y establecer un proceso de mejora continua.

“El principal objetivo de la Gestión de compras, es controlar, medir y mejorar la relación entre la empresa y los proveedores”.

¿Cuál es el proceso de una gestión de compras?

A continuación te explicamos, algunos puntos importantes en el proceso de gestión de compras:

Identificación de la necesidad

Sabes cuáles son las necesidades de tu negocio dedicado a la renta y venta de equipos de impresión te ayudará a saber qué comprar. Recuerda que para este punto, ya debes tener un presupuesto establecido, para darle prioridad a las necesidades que vas a atacar primero.

Comparar proveedores

Ya que tengas bien establecidas cuales son tus necesidades y los productos que te servirán para solucionarlas, lo siguiente sería buscar a los proveedores y comparar. De esta manera podrás saber cómo comprar, ya que todas las propuestas de oferta recibidas deben ser analizadas y evaluadas, a fin de escoger la mejor propuesta. 

Negociación con proveedores

La negociación con los proveedores es vital ya que esto determinará cuánto comprar, pues puede que un proveedor tenga el mejor precio, pero maneja un mínimo de piezas. Recuerda que puedes negociar precios, formas de pago, el servicio de entrega y las garantías.

Seguimiento a la orden de compra

Para asegurar el cumplimiento de las condiciones pactadas con el proveedor, es vital darle seguimiento a las órdenes de compra. Y verificar que la recepción de los bienes o servicios adquiridos se cumpla de acuerdo a lo pactado

Liquidación de la factura 

Y para finalizar, es importante tener una relación sana con un proveedor, ya que esto con el tiempo crea fidelidad y otros beneficios que puedes obtener por ser cliente frecuente. Por eso en esta etapa, debemos asegurarnos de cumplir con todos los requisitos establecidos para proceder al cumplimiento de la obligación de pago con el proveedor. 

La mejor herramienta para tu Gestión de Compras

Por eso con Santi conoces el nivel de uso de refacciones y consumibles de tu negocio, lo que evita que compres más de lo que necesitas, pero sin que te quedes en desabasto.

Te permite conocer el costo de tu inventario en almacenes físicos, los materiales que están en los coches de los técnicos y aquellos que están en las oficinas de tus clientes, para que sepas a qué compras debes darle prioridad. Y captura fácilmente tus órdenes de compra y reduce las capturas manuales.

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