Seguro tuviste alguna vez la desesperante sensación de que la cantidad de actividades pendientes se acumulan y nunca vas a ser capaz de terminar con todas, sin embargo existe un método que te puede ayudar a establecer prioridades y organizar metas, y aquí te diremos qué es y cómo aplicar la matriz de administración del tiempo.
También conocido como la matriz de Eisenhower, este método consiste en un gráfico basado en dos ejes que separan tareas específicas en niveles de urgencia e importancia, determinados a través de una serie de criterios.
Los orígenes de la matriz de administración del tiempo.
Para entender mejor el sentido de esta metodología remontemos a sus orígenes. Creado por Dwight D. Eisenhower, trigésimo cuarto presidente de los Estados Unidos; surge con el objetivo no solo de gestionar el tiempo, sino de manejar la atención que se le pone a cada actividad.
Para poder definir lo anterior, se desarrolla un un cuadrante de dos ejes, de los distintos niveles de importancia y urgencia de una tarea específica. Se trata de una clasificación diaria de temas por ejecutarse clasificados como: Urgentes, No Urgentes, Importantes y No Importantes.
Ahora, ¿qué es lo importante? Se debe considerar como importante, a efectos de la matriz de Eisenhower, aquellas actividades que nos aproximan a los objetivos de nuestra tarea, por ejemplo: la planificación de una campaña, atender a un cliente, conocer un nuevo producto.
¿Qué es Urgencia? Aquí se concentran las actividades que requieren una atención inmediata: un reporte de prioridad, organizar un viaje para acudir a una reunión, una llamada telefónica. Los asuntos urgentes son los que actúan directamente sobre nosotros, nos presionan y reclaman nuestra acción inmediata.
Los cuadrantes
Una vez entendiendo los componentes de la matriz los cuadrantes quedan de la siguiente manera:
- Importante y urgente. El criterio a considerar aquí es la crisis o lo inmediato. Se toman en cuenta las tareas que se han vuelto críticas a consecuencia del plazo que se tiene para desarrollarlas. Por ejemplo, si un supervisor solicita un proyecto a un colaborador, con una fecha límite muy cercana y este no le pone la atención a esta actividad o lo deja para última hora, el resultado será un proyecto mal elaborado, durante el cual se atravesó por factores como el estrés, la desorganización y como resultado el fracaso.
- Importante y no urgente. Son aquellas tareas que, si bien son importantes, se desarrollan a largo plazo y pueden no tener una fecha límite de entrega. Esto se determina gracias a la organización y la inversión de tiempo que se les ha brindado. Por ejemplo, el desarrollo personal a largo plazo basado en los estudios, dedicándoles el tiempo suficiente para cumplirlos.
- No importante y urgente. Aquí se establecen aquellas actividades rutinarias que son urgentes, pero que no tienen un nivel de trascendencia mayor a través del tiempo. Por ejemplo, las reuniones en el trabajo a última hora, las llamadas sin previo aviso, las acciones inmediatas, etc. Solo se aplican cuando se tiene un enfoque a corto plazo; son tareas que no tienen una planificación previa.
- No importante y no urgente. Los criterios de este cuadrante son dedicados al ocio. Aquí se aplican actividades como revisar las redes sociales, distraerse con algún video intrascendente y más. Y a pesar de su categoría, son necesarias para encontrar un balance entre el los deberes y las obligaciones y los momentos de entretenimiento y relajación.
A continuación un ejemplo gráfico de la Matriz de Eisenhower.
Los beneficios de una buena administración del tiempo
Llevar el orden correcto de cada uno de los cuadrantes te dará como resultado una serie de beneficios, entre los que podemos destacar:
- Una clasificación clara de prioridades
- Atención oportuna a cada tarea
- Reducción de crisis
- Mejora de resultados
Una buena administración del tiempo implica centrarse en el segundo cuadrante y partir de sus criterios para generar un plan de acción que lidere el manejo de actividades. Los objetivos personales, empresariales, familiares, entre otros, solo pueden cumplirse si se encuentra un balance de tiempo entre todos ellos. No deben afectar la calidad de vida del que desee realizarlos.
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