Organizar mejor las tareas de tu empresa dedicada a la venta o renta de equipos de impresión aumentará la productividad de tu personal, sin embargo, no siempre aplicamos las técnicas correctas y son demasiado complejas.

Y ¿cuál es el resultado de eso? Las cosas que son complicadas nunca se ponen en marcha o no son aplicadas por mucho tiempo y regresamos a las viejas técnicas. Y haciendo una evaluación de lo anterior, llegamos a este artículo sobre 5 formas de organizar mejor las tareas de tu empresa.

Lo simple vuelve a ser fundamental para organizar

Con estas sencillas técnicas podrás organizar las tareas de tu negocio y obtendrás más y mejores resultados con menos esfuerzo.

1. Haz uso de herramientas básicas como un pizarrón.

Sin duda nuestra productividad se ve afectada por tareas pequeñas que muchas veces terminan por quitarnos la mayor parte de nuestro tiempo y esto no quita la oportunidad de concentrarnos en lo verdaderamente importante.

Y para realmente enfocarnos en lo prioritario es tener MUY presente los objetivos importantes del día, pero ¿cómo logramos esto? Teniéndolos a la vista.

Un método sencillo y práctico para esto es apoyarte con un pizarrón, puede ser de corcho, magnético o de cualquier otro tipo, lo importante es que puedas escribir y tener a la vista los objetivos o tareas importantes del día.

El efecto de esta técnica es poder centrarnos en lo que vemos, porque es muy común salirse de los objetivos por tareas de menor relevancia, como navegar por Internet u otros pendientes no tan importantes, contrarrestaremos la distracción por olvido, y aprovecharemos que la mente se concentra en lo que puede ver.

2. Inicia cada pendiente de tu lista con un verbo

La manera más adecuada de iniciar nuestra lista de pendientes es utilizando verbos al inicio de cada oración, pues esto incita a la acción, delimitando lo que queremos conseguir

Si eres de los que anotas en tu lista de pendientes: “Almacén” “Consumibles y software” estas contribuyendo a tu propio desorden, estas frases no te dicen lo que debes hacer exactamente y crean una confusión terrible.

Esto lo único que ocasiona es sientas que no avanzas y, lo peor, no sabes para dónde avanzar. Entonces, con algo tan sencillo como iniciar cada oración o tarea con un VERBO sabrás exactamente lo que tienes que hacer, por ejemplo: “Revisar stock de almacén” “Hacer pedidos de consumibles”

Usando la primera palabra como el verbo adecuado para la tarea, ya vamos moldeando una forma clara para dejar de ver «cosas» sin forma y ver tareas.

3. Identifica el resultado que esperas obtener de cada tarea

Con los dos puntos anteriores ya podemos tener más claras nuestras tareas del día, y para que esto realmente sea productivo tenemos que poder identificar qué es lo que esperamos obtener.

Por ejemplo, tomando el ejemplo de “Revisar stock de almacén”, marca como “output” el resultado tangible que quieres conseguir, que puede ser “revisión de los primeros 1000 artículos”, esto lo hace medible, y una vez que llegues a esa meta, puedes dar como concluida tu tarea.

Hagamos pues un recuento, ya tenemos la lista de tareas visible, cada una comienza con un verbo que nos indicará qué hacer y tenemos una meta medible para saber si hemos alcanzado la meta y concluido la tarea, vamos a profundizar un poco más.

4. Establece tiempos para cada tarea

Dependiendo de la naturaleza de cada tarea, es más sencillo definir el “output” en unas

que en otras, y es porque algunas de ellas no tienen una forma de medirse tan sencilla, o cuyos resultados no sean tangibles, por eso te recomendamos que establezcas un tiempo determinado para cada tarea.

Por ejemplo: “Revisión durante 40 minutos del Manual de Procedimientos” y en ese tiempo corriges erratas, agregas contenido faltante, etc. Entonces, cuando no tengas forma de medir el avance de una tarea de manera tangible, hazlo midiendo el tiempo dedicado a ella.

Imaginemos que estoy trabajando en una presentación de ventas muy compleja. Probablemente no debería intentar terminarla de una sola sentada, pues a lo mejor me lleva días. De esa manera, la tarea siempre está ahí, en el calendario, sin terminar y produciendo esa sensación de agobio y falta de avance.

Si no podemos dividirla en tareas claras y tangibles, la divido en tiempo

5. Prioriza y reduce tu tareas importantes

Priorizar es INDISPENSABLE, el día solo tiene 24 horas, así que usarlas de manera eficiente no es una opción, al contrario, es lo mejor que puedes hacer por tu paz mental. Para ordenar tus actividades por orden de importancia puedes hacerte la siguiente pregunta:

«Si me dijeran que mañana sólo puedo terminar tres tareas y ni una más, ¿cuáles elegiría para volver a casa con la sensación de que he avanzado en lo que realmente deseaba?».

La cuestión es ésta, de todo ese calendario tan saturado, realmente solo son importantes un 20% de las tareas.

No somos máquinas que todo lo pueden, sin embargo, con un poco de organización y usando la tecnología que está a nuestro alcance podemos emplear nuestro tiempo de manera más eficiente y por consecuencia más productiva. Si quieres comenzar a enfocarte en lo que realmente importa y hacer crecer tu empresa de Servicios Administrados de Impresión, contáctanos, tenemos el Software indicado para ti.

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