En la actualidad es muy raro encontrar empresas que cuenten con equipos de oficina propios, entiéndase equipos de oficina a impresoras, copiadoras y multifuncionales, esto debido que la naturaleza de dichas herramientas tienden a quedar obsoletas en un periodo de tiempo corto o el tema del mantenimiento se vuelve muy costoso, es por esto que surgen los Servicios Administrados de Impresión (SAI) o Managed Print Services, pero ¿qué son los Managed Print Services? Les dejamos aquí una definición:

En términos técnicos, es la práctica de suministrar, prestar servicio y hacer trabajar una flota de impresoras y dispositivos digitales multifunción en el mundo empresarial, que suele conocerse por sus siglas en inglés como MPS.

Quienes se dedican a brindar este servicio, aplican un modelo de gestión que tiene por objeto la reducción de los costes, impactando no solo a los costes de adquisición de los productos, sino reduciendo los costes innecesarios y de desperdicio, haciendo más simples los procesos operativos y asegurando una relación directa entre volúmenes de impresión y costes de funcionamiento.

Proveedores de Servicios Administrados de Impresión

Los principales proveedores de Servicios Administrados de Impresión manejan categorías o tipos de contrato según el consumo de la empresa prospecto, este tipo de contrato suelen ser: renta de impresoras y equipos multifuncionales, venta de consumibles y los servicios conocidos como “Contrato por uso”y “Contrato por consumo de páginas”

Aquellas empresas que deciden contratar un proveedor de Servicios Administrados de Impresión, sin duda está haciendo una excelente inversión para su futuro.

Esto significa que la colaboración con los clientes llega a ser mucho más cercana y duradera, alcanzando una economía de escala importante en la gestión de los servicios, adquiriendo beneficios tangibles tanto para la propia empresa, como para los clientes.

Sin embargo, para poder administrar los servicios administrados de impresión de manera correcta y profesional, el proveedor necesita adoptar un modelo organizacional, herramientas que aseguren un rendimiento operativo óptimo, una disponibilidad de información y por último, pero no menos importante, la automatización de los procesos.

¿Cuáles son las ventajas que tienen los Managed Print Services?

Los MPS, Managed Print Services o Servicios Administrados de Impresión, facilitan tanto a los clientes como al proveedor una gestión superior y más económica, con ventajas concretas:

Visibilidad: Informes inmediatos sobre los contratos y los equipos en renta, con un análisis concreto de los datos y un análisis histórico en tiempo real

Eficacia: Simplificación de los procesos de gestión y entrega de consumibles

Transparencia: Datos sobre los costes y el consumo siempre disponibles en la web; transparencia sobre gastos y facturación

Lealtad: mayor estabilidad en la relación entre proveedor y cliente

Operaciones: gestión ideal del Contrato en todos sus aspectos operativos y económicos

Un proveedor de Servicios Administrados de Impresión de contar con las herramientas que le permitan ofrecer un soporte completo a todos estos aspectos, facilitando las funciones de manera eficaz y completa, manteniéndolas simples e inmediatas en su uso y gestión.

¿Qué se necesita para implementar los Managed Print Services?

Existen varias herramientas y procesos que son necesarios implementar dentro de los servicios de venta y renta de impresoras, multifuncionales y equipos de oficina, sin embargo, un requisito fundamental para el proveedor es implementar una plataforma software específica para la gestión remota de los dispositivos de imprenta.

El software tiene que asegurar la gestión de los flujos de datos sobre el consumo y los volúmenes producidos, así como la automatización de los procesos logísticos para el suministro de tóners y todos los otros consumibles, así como el mantenimiento general, visita de los técnicos, etc.

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Dentro de sus características principales están:

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• Compatibilidad a través de enlaces contables con las diversas plataformas de facturación.
• Mejora la cobranza con notificaciones y estados de cuenta automáticos.
• Aplicación móvil para un rastreo y acompañamiento de tus técnicos.
• Portal de servicio al cliente, lo que permite una comunicación más directa, amigable y segura

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