¿Te dedicas a los Servicios Administrados de Impresión? Nos dimos a la tarea de investigar cuales son los 5 problemas más comunes en la operación de las empresas que se dedican a la renta de impresoras y en este blog te vamos a compartir las soluciones.
Para iniciar, debes entender que los Servicios Administrados de Impresión (SAI) los conforman todas aquellos negocios que se dedican a la renta de impresoras, multifuncionales y copiadoras. Normalmente se les conocen como MPS, esto por sus siglas en inglés Managed Print Services. Sin embargo, no son la misma cosa.
Importancia de los Servicios Administrados de Impresión
Los Servicios Administrados de Impresión son el claro ejemplo de un negocio B2B (business to business), ya que tu empresa cubre una necesidad de otra empresa. En este caso en específico, las impresiones; pues muchos negocios no cuentan con el capital suficiente para adquirir equipos propios y buscan opciones más económicas para rentarlas, y que además sean 100% deducibles de impuestos.
Lo interesante es que tu negocio ofrece una solución única en el mercado. Ya que a cambio de una renta relativamente pequeña; tus clientes son capaces de cubrir sus necesidades de impresión, reparación, mantenimiento y muchas veces suministros. Sin embargo, hay algunos problemas comunes en la operación de negocios como el tuyo y aquí te presentamos la solución.
Estos son los problemas más comunes en los Servicios Administrados de Impresión
1. Falta de mantenimiento regular
Problema: Uno de los problemas más comunes en las empresas que rentan impresoras es la falta de mantenimiento regular. Recuerda que sin un mantenimiento adecuado, las impresoras pueden presentar fallas frecuentes, lo que interrumpe las operaciones diarias de los clientes y puede generar insatisfacción.
Solución: Implementar un programa de mantenimiento preventivo es crucial. Esto implica realizar revisiones periódicas y mantener un registro detallado de todas las actividades de mantenimiento realizadas. Además, es importante capacitar a los clientes sobre el cuidado básico del equipo para prevenir problemas comunes.
2. Gestión Ineficiente del inventario de suministros
Problema: La gestión ineficiente en los inventarios de suministros, como tóner y papel, puede llevar a interrupciones en el servicio. Ya que los retrasos en la reposición de estos insumos puede afectar la productividad de los clientes.
Solución: Utilizar un sistema de gestión de inventarios que automatice el seguimiento de los niveles de suministros y envíe alertas cuando sea necesario reabastecer. Además, establecer acuerdos con proveedores confiables para asegurar una reposición rápida y constante puede minimizar estos problemas.
3. Soporte técnico inadecuado
Problema: Cuando los clientes enfrentan problemas técnicos con las impresoras, una respuesta lenta o un soporte técnico ineficaz puede agravar la situación, causando frustración y posibles pérdidas de negocio.
Solución: Ofrecer un servicio de soporte técnico eficiente y accesible es vital. Esto incluye disponer de técnicos capacitados que puedan proporcionar asistencia tanto remota como en sitio, y establecer tiempos de respuesta rápidos para solucionar problemas técnicos.
4. Facturación y contratos confusos
Problema: La falta de claridad en la facturación y los términos del contrato puede generar confusión y desconfianza entre los clientes. Ten en cuenta que los cargos inesperados o mal explicados pueden causar insatisfacción.
Solución: Crear contratos y facturas claros y detallados es esencial. Asegúrate de que todos los términos y condiciones sean comprensibles y estén bien explicados. ¡Utilizar un software de gestión de contratos puede ayudar a automatizar y clarificar estos procesos!
5. Gestión inadecuada de datos y seguridad
Problema: La gestión inadecuada de los datos impresos y la seguridad puede ser un riesgo significativo. Las impresoras pueden almacenar información sensible, y si no se gestionan adecuadamente, esta información puede ser vulnerada.
Solución: Implementar medidas de seguridad robustas es esencial. Esto incluye el uso de encriptación de datos, autenticación de usuarios y eliminación segura de documentos impresos. Además, educar a los clientes sobre prácticas seguras de impresión y gestión de datos puede ayudar a minimizar estos riesgos.
Complementa tu operación con SANTI
Estamos seguros que estos consejos pueden ser de mucha ayuda, sobre todo si tu negocio dedicado a los Servicios Administrados de Impresión está presentando muchas quejas de tus clientes, menos ventas o te está costando alcanzar tus metas operativas.
¿Has pensando en implementar un Software ERP? Cuando tienes más de 100 impresoras en renta, se vuelve un reto administrar toda tu operación. Pues hay que darle seguimiento a múltiples contratos, varios órdenes de servicio, gestión del almacén, ventas, compras, gastos, contabilidad, facturación, etc.
La solución para que estos procesos no presenten errores humanos, duplicidad de tareas o atrasos en la productividad; sin duda es un Software ERP. La herramienta ideal para implementar la planificación de recursos y mejorar tu rentabilidad. Ya que se especializa en la integración de todos los procesos necesarios para la operación de tu negocio dedicado al alquiler de equipo profesional.
SANTI es el único sistema de administración empresarial del tipo ERP desarrollado especialmente para negocios y profesionales dedicados a la venta y renta de fotocopiadoras, impresoras, multifuncionales, scanners y distribuidores de refacciones y consumibles para equipo de oficina.
Solicita un DEMO y conoce esta poderosa herramienta, sin compromiso.