Llevar una correcta gestión de los recursos de impresión de tu negocio dedicado a la renta de impresoras es una decisión inteligente. Ya que está podría ser la clave para un flujo de trabajo eficiente y el aumento en la rentabilidad de tu operación. 

En la era digital, donde la gestión de recursos se ha convertido en una prioridad para empresas dedicadas al alquiler de impresoras, es inevitable pasar por alto la importancia de optimizar la gestión de tus recursos. Por eso, en este blog te vamos a compartir algunos consejos prácticos para mejorar la gestión de tus recursos de impresión y hacer que tu flujo de trabajo sea más eficiente que nunca.

1. Establece perfiles con permisos

El primer paso para mejorar la administración de recursos de impresión en tu negocio, es establecer perfiles con diferentes niveles de permisos. Esto le ayudará a tus clientes a definir qué personal tiene acceso a la impresora, qué tipo de documentos puede imprimir y en qué momentos del día. 

Al establecer límites y pautas claras, se reduce significativamente el uso innecesario de la impresora y se puede minimizar hasta un 30% el desperdicio de recursos.

2. Considera un MPS o un software de monitoreo de impresión

Actualmente existen un sinfín de soluciones tecnológicas disponibles para administrar tus recursos de impresión de manera más eficiente. Tal es el caso de los MPS o softwares de monitoreo de impresión.

Estos te permitirán monitorear y controlar el uso de las impresoras en las instalaciones de tus clientes, así como establecer cuotas de impresión cuando estas sobrepasan lo establecido en el contrato. Esto no solo ayuda a reducir los costos de impresión, sino que también promueve un uso más consciente de los recursos.

3. Fomenta la impresión consciente

Educa a tus clientes sobre la importancia de una impresión consciente y sostenible. Para ello la recomendación es promover prácticas como la impresión a doble cara, el uso de papel reciclado y la reducción del tamaño de los documentos siempre que sea posible. No olvides compartirles las indicaciones para usar el “modo ahorro” de tus equipos e incentivar el uso de medios digitales para compartir y revisar documentos en lugar de imprimirlos innecesariamente.

¿Sabes qué es la digitalización de documentos? Esta opción también le ayudará a tus clientes a reducir la impresión excesiva de documentos y asegurará la renta de tus equipos. Ya que solamente los multifunciones con scanner cuentan con las funciones necesarias para esta tarea.

4. Mantén tus equipos en óptimas condiciones

Un mantenimiento regular de tus dispositivos de impresión puede ayudar a prolongar su vida útil y garantizar un rendimiento óptimo. Asegúrate de darles el mantenimiento adecuado a tus impresoras, reemplazar los cartuchos de tóner o tinta cuando sea necesario y realizar cualquier ajuste o reparación que pueda ser requerido. 

Esto no solo ayuda a evitar tiempos de inactividad costosos, sino que también contribuye a reducir el consumo de energía y residuos.

5. Implementa un Software ERP

Está claro que la administración y gestión eficiente de recursos de impresión no solo te ayuda a reducir costos y minimizar el impacto ambiental, sino que también mejora la productividad y la eficiencia en las oficinas de tus clientes.

Pero sin duda, una de las herramientas por excelencia para garantizar que tus recursos se utilicen de la manera más efectiva posible es un Software ERP. Ya que un buen control de tus recursos mediante este tipo de herramientas puede agilizar procesos, mejora el flujo de trabajo y aumentar el nivel de satisfacción de tus clientes. 

Por eso herramientas como Santi, se enfocan en la trazabilidad, control de lote, recolección de equipo y otras funcionalidades que te ayudarán a mantener el orden en recursos de impresión. Ya que teniendo conocimiento sobre quién, cuánto y qué es lo que se usa en cada renta y orden de servicio, se logra una mejor planeación estratégica; así como una disminución en costos y resultados más redituables.

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