¿Tienes claro cuál es la importancia de las órdenes de trabajo en tu negocio dedicado a la renta de impresoras? Recuerda que es el documento que le proporciona a tu personal la información necesaria e instrucciones detalladas para que puedan cumplir con sus tareas de mantenimiento y reparación.
Adicionalmente, las órdenes de trabajo funcionan perfectamente para llevar un registro y guardar una evidencia de las actividades que lleva a cabo tu personal. Lo que administrativamente te puede ayudar a medir su productividad y te dará las herramientas necesarias para mejorar la satisfacción de tus clientes.
Elementos en una orden de trabajo
Así que si te dedicas a la renta de equipos de impresión o cualquier otro activo fijo, las órdenes de trabajo sin duda son parte importante de tu operación diaria. Por lo que es imperativo que conozcas sus características y los elementos que la conforman; a continuación te las presentamos:
Folio
El folio es uno de los elementos más importantes en una orden de trabajo; ya que es la que te permitirá llevar un registro y al mismo tiempo sea mucho más fácil consultar la información que contiene.
Información del equipo
La información del equipo es vital para que tus técnicos puedan realizar cualquier orden de trabajo. Ya que esto le permitirá llevar los accesorios necesarios para poder reparar dicho equipo, darle mantenimiento o llevar los consumibles compatibles. Recuerda incluir modelo, marca y serie.
Información del cliente
Este es uno de los aspectos que muchas empresas cometen el error de omitir en las órdenes de trabajo. La recomendación es que incluyas información como nombre, dirección, email y teléfono. Ya que está información le permitirá a tu personal saber a quién dirigirse al llegar a la dirección del cliente.
Reporte o servicio a realizar
Si la función principal de las órdenes de servicio es la de dar las instrucciones detalladas a tu personal para que puedan cumplir con sus tareas. No puedes omitir la falla reportada, el diagnóstico, el código de error, la descripción completa del servicio a realizar y un espacio para notas.
Refacciones
Las refacciones para las órdenes de servicio de un negocio dedicado a la renta de impresoras sin duda debe llevar las relación de las refacciones que se usaron durante la orden de servicio. Ya que muchos negocios como el tuyo acostumbran a incluirlos en sus contratos, pero es necesario justificar sus usos.
Otros elementos importantes en una orden de un trabajo
No olvides incluir la fecha de la orden de servicio, así como información de la visita: como hora de entrada, hora de salida, lectura inicial del equipo y lectura final. Ahora, también puedes considerar incluir información del contrato, ya que ésto puede indicarle a tus técnicos qué tipo de servicios incluyen y cuáles no. Solo falta la sección de firmas, dónde el cliente firma de conformidad con el servicio recibido y con esto tienes una orden de servicio hecha y derecha.
Órdenes de trabajo ejemplo
Sin lugar a dudas, con estos elementos estarías asegurando que las órdenes de trabajo de tu negocio cumplan con su función. Pero si no cuentas con un formato o plantilla y estás buscando ejemplos de órdenes de trabajo, llegaste al lugar indicado.
Ya que te vamos a compartir la plantilla de una orden de trabajo descargable, para que hoy mismo comiences a aprovechar los beneficios de implementar este documento en tu operación. DESCARGALA AQUÍ.
SANTI un software para ordenes de servicio completo
En resumen, las órdenes de trabajo juegan un rol muy importante en los negocios que rentan equipos de impresión. Por lo que contar con un software para ordenes de servicio es una decisión rentable e inteligente.
Tal es el caso de SANTI, el único Software ERP en México desarrollado bajo los lineamientos y procesos que requiere la industria SAI. Un sistema con el que podrás crear y dar seguimiento a órdenes de servicio, elaborarlas desde cero e incluso hacer los envíos automáticos.
Al digitalizar sus documentos y crear un formulario, la orden de servicio se genera automáticamente, ingresando datos básicos, y puedes registrar campos extra, además de los que ya forman parte de tu modelo estándar.
Los técnicos, a su vez, pueden desde su teléfono celular completar información y generar los informes para entregar interna o externamente.
Sin duda invertir en tecnología es fundamental para ofrecer servicios de calidad. ¿Qué estás esperando para hacer más ágil tu empresa y mejorar la satisfacción de tus clientes? Descarga tu plantilla de Órdenes de Trabajo.
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