La facturación juega un rol muy importante para tu negocio dedicado a la renta de equipos de impresión. Lo ideal es que cuentes con un departamento de contabilidad encargado de estas actividades, sobre todo si eres un SAI (Servicios Administrados de Impresión). ¿Quieres saber por qué? Continúa leyendo.

De acuerdo al tipo de servicio que ofreces, tener un negocio dedicado al alquiler de impresoras y multifuncionales requiere de la facturación de un sinfín de actividades. Desde la renta de un nuevo equipo, hasta las órdenes de servicio en las oficinas de tus clientes y las compras que haces para tener los suministros necesarios para tu operación diaria. 

Como podrás darte cuenta, la facturación es una tarea primordial para la operación de tu negocio, por lo que es necesario que tu personal realice estas funciones con sumo cuidado, pues son las responsables de que tu negocio tenga unas finanzas saludables.

Buenos hábitos de facturación

La gestión de facturas es uno de los pilares básicos para tu negocio de renta de equipos de impresión. Por lo que para iniciar se deben conocer los procesos básicos de emisión, recepción, gestión, cobro y/o pago de facturas  Ya que estas actividades son las responsables de las relaciones de tu empresa con tus clientes y proveedores, al mismo tiempo que aseguran la salud económica del negocio. 

Por lo que si en tu empresa hay accidentes en facturación, atrasos con las facturas o la productividad no es la que esperabas; te compartimos 5 ideas y áreas de oportunidad para que quién facture en tu negocio, lo pueda hacer de manera eficiente.

1. Haz un calendario de actividades

Aquí lo importante es conocer bien a tus proveedores y clientes, pues cada uno tiene sus propios días para pagar facturas. Así que asegúrate que la tengan antes.

Lo ideal es haciendo un calendario de actividades, identifiques las mejores fechas para facturar qué y te asegures que nada se te escape. 

2. Factura con un PAC

¿Sabías que existen menos de 100 proveedores autorizados por el SAT para asignación de folio e incorporación de sello digital? Se les conoce como Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) y en pocas palabras, son los que te aseguran que tus facturas sean válidas y legales. 

3. No olvides el XML

Un error muy común en la facturación es que envías o recibes un archivo PDF en el que puedes ver todos los datos y das por hecho que esa es tu factura, pero no. ¡Necesitas la versión encriptada! Se le llama XML y es un formato simple basado en texto para representar la información de manera estructurada: documentos, datos, configuraciones, libros, transacciones, facturas, y mucho más.

Recuerda que para efectos tributarios, es ilegal presentar únicamente el PDF ante el SAT. Lo ideal es enviar ambos archivos y verificar que cuando te llegue a ti una factura, también venga en ambas versiones.

4. Lleva un registro de todo

Un básico en la facturación, es llevar un registro de todo. Desde las facturas pagadas, hasta las que te faltan por pagar. Nuestro consejo es que lleves un libro de registro de facturas; ya que esto te va a permitir saber qué servicios has realizado, pero no te han pagado.

O viceversa, a qué proveedor no se le ha pagado y hay que darle prioridad para que la relación no se afecte. 

5. Implementa un software para facturación

Actualmente existen muchos softwares que te ayudan a gestionar todas estas tareas en tu negocio dedicado a rentar impresoras. Entre sus múltiples beneficios, puedes encontrar que emiten y timbran facturas automáticamente y reducen los tiempos de operación.

Sin mencionar que  llevan un registro de todo en la nube, para que lo puedas consultar desde dónde estés. Convirtiéndolos en una herramienta básica para la operación diaria de cualquier negocio. 

SANTI, el mejor software para la facturación de  una SAI

Si en tu negocio dedicado a rentar impresoras, quien se encarga de la facturación no cuenta con un software que le facilite estos procesos, sin duda necesita SANTI. La solución a todas tus necesidades de administración, operación y control si te dedicas a prestar servicios administrados de impresión, ya sea que operes renta y/o venta de equipos multifuncionales u otros equipos de oficina

Estos son algunas de sus funciones:

• Concentra todos los datos de tus clientes en un solo lugar.
• Realiza tu facturación electrónica cumpliendo con los requisitos del SAT.
• Controla fácilmente tus cuentas por cobrar.
• Selecciona la fecha de bloqueo automático de servicios para clientes morosos.
• Registra todos las compras y los gastos de la empresa para un mayor control, en un solo sistema.
• Mejora el flujo de efectivo de tu empresa con mejores herramientas de cobranza.
• Genera archivos de tu contabilidad y los exporta directamente a tu sistema contable para evitar capturas dobles y retrasos en tu operación contable.

Eso sin mencionar que cuenta con funciones para otros departamentos de tu negocio como compras e inventario, ventas & CRM, administración y contabilidad, servicio técnico y contratos.

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