¿Sabes cómo mejorar la gestión de contratos de alquiler de impresoras? Uno de los principales problemas para los negocios dedicados al alquiler de impresoras, se presentan en la gestión de arrendamiento, especialmente en los contratos de alquiler.
Y para los Servicios Administrados de Impresión no existe documento más importante que este; por lo que si quieres mejorar tu gestión y reducir errores que te pueden costar dinero, estos 5 hacks podrían ayudarte:
1. Elimina tus contratos de alquiler obsoletos
Lo primero que debes hacer es revisar los contratos de alquiler que actualmente manejas. Nuestra recomendación es que te acerques a un experto para que te ayude a revisar los términos, detectar lagunas legales y te comparta las bases para actualizar el tuyo.
También es la oportunidad perfecta para evaluar qué funciona y qué no en tu proceso de gestión de arrendamiento y de contratos. Ya que así puedes identificar fácilmente cuáles son los problemas y será más fácil encontrar las soluciones.
2. Estandariza tus contratos
¿Sabes cómo se llena un contrato de arrendamiento? No le temas a las plantillas, son el pan de cada día para cualquier negocio dedicado al alquiler de impresoras. Ya que estas te permitirán evitar errores y agilizar todos los procesos relacionados a la emisión, envío y cobro de un contrato.
Por eso, una vez que elimines lo que no te sirve en tus contratos, establece una plantilla. De lo contrario, puedes caer en inconsistencias que solo aumentan el riesgo de problemas. Si no tienes una establecida, este contrato de arrendamiento descargable podría servirte.
3. Digitaliza tus procesos
Hoy en día ya nadie imprime sus contratos de arrendamiento, los manda por paquetería para que sus clientes lo firmen y los almacena en archiveros que solo roban espacio. Por eso la creación y redacción de tus contratos debe ser en formato digital; lo cual no solo te ayudará a optimizar el proceso de creación, también les permitirá a tus clientes firmarlos desde dónde estén.
La digitalización no solo se presenta en la creación y firma de contratos, también aplica para otros procesos relacionados a la gestión de contratos. Para ello hay sistemas y herramientas que te ayudan, por ejemplo, a mejorar la comunicación entre el personal a cargo de la gestión de contratos. O algunos que te permiten automatizar el envío de los contratos a tus clientes.
4. Lleva un registro
Llevar un registro de todo, es una de las tareas más importantes en la gestión de contratos de alquiler de impresoras. Ya que solamente así puedes conocer el estatus de todos tus contratos, lo cual se podría considerar como un reflejo del estado actual de tu negocio.
Así como encontrar fácilmente cualquier contrato de alquiler para llevar un control de los cambios, actualizaciones y acuerdos con cada cliente. No olvides almacenarlos en un lugar seguro, pues no hay nada más importante como la protección de datos de tus clientes.
5. Implementa un Software ERP
La última recomendación para llevar a cabo la gestión de contratos de alquiler de impresoras como nunca, es implementar un Software ERP. Ya que este tipo de herramientas son capaces de estandarizar tus contratos, digitalizar tus procesos y llevar un registro de todos tus contratos.
Pero si además decides implementar uno que se especialice en la renta de equipos de impresión y multifuncionales, podrías obtener beneficios similares en otras tareas importantes para tu operación.
Tal es el caso de SANTI, un ERP que mantiene en un solo sistema, toda la información necesaria para la operación de tu empresa. Te permite acceder a toda la información, si así lo deseas, desde cualquier departamento, para facilitar la comunicación y la toma de decisiones.
SANTI controla condiciones comerciales, condiciones de pago, fechas de facturación y mucho más; para administrar todo tipo de contratos, ya sean rentas, pólizas de servicio, garantías y más.
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